一份遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)的方案

（二）系統(tǒng)的功能：
遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)功能主要體現(xiàn)的組織成員間（企業(yè)各級(jí)管理人員、員工；虛擬辦公企業(yè)的各級(jí)管理人員、員工）進(jìn)行的公務(wù)處理、信息共享和檢索、交流與溝通、文書(shū)流轉(zhuǎn)、任務(wù)管理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等。 以下是平臺(tái)的前臺(tái)功能簡(jiǎn)介：
1. 個(gè)人辦公：收件箱、日歷、聯(lián)系人、個(gè)人計(jì)劃（周計(jì)劃、月計(jì)劃、年計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃等）、任務(wù)（個(gè)人任務(wù)、負(fù)責(zé)的項(xiàng)目任務(wù)、負(fù)責(zé)的部門(mén)任務(wù)等）、日記、便簽、新建和管理Office文檔；
2. 電子郵件：收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)送郵件、已刪除郵件、草稿；
3. 公共服務(wù)：車(chē)輛管理、會(huì)議管理、日程安排、活動(dòng)安排、公務(wù)接待、事務(wù)接洽、出差管理、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、人事管理、值班管理、網(wǎng)上投票；
4. 信息共享：Web資源庫(kù)、信息資源庫(kù)、電子公告板、信息簡(jiǎn)報(bào)、電子刊物、單位通訊錄、航班時(shí)刻表、火車(chē)時(shí)刻表、政策法規(guī)、大事記、討論組等；
5. 檔案管理：目錄管理、檔案檢索、檔案借閱；
6. 公文管理：收文管理、發(fā)文管理、督查管理；
7. 流程管理：表單向?qū)А⒘鞒潭x、流程角色和用戶(hù)管理、流程監(jiān)控、流程查詢(xún)、流程統(tǒng)計(jì)；
8. 系統(tǒng)管理：?jiǎn)挝恍畔ⅰ⒔M織構(gòu)造、討論組安裝、字段配置；
9. 全文檢索功能：按數(shù)據(jù)庫(kù)的搜索字段（如：作者、時(shí)間、主題、關(guān)鍵詞等）進(jìn)行辦公系統(tǒng)內(nèi)所有文件的檢索。
個(gè)人辦公：
通過(guò)個(gè)人的用戶(hù)名和密碼以WEB的方式登陸到遠(yuǎn)程辦公區(qū)域內(nèi)，卻聲設(shè)置是進(jìn)入“個(gè)人辦公”欄目下，它包括：
1. 收件箱：為本用戶(hù)的收件箱，用來(lái)接收信息資料。可以顯示郵件的統(tǒng)計(jì)資料，如：總郵件數(shù)、未閱讀郵件、應(yīng)批復(fù)郵件、應(yīng)轉(zhuǎn)交郵件、已批復(fù)郵件、已轉(zhuǎn)交郵件等數(shù)據(jù)。
2. 日歷：顯示事務(wù)處理提醒備忘功能。
3. 聯(lián)系人：可以查詢(xún)（按姓名、Emai等）工作中所涉及的聯(lián)系人的聯(lián)系方式，主要包括：姓名、Emai、辦公信息（公司名稱(chēng)、公司電話、公司地址等）、私人信息（私人電話、家庭信息、家庭地址、個(gè)人主頁(yè)等）。點(diǎn)擊聯(lián)系人可以直接向其發(fā)送郵件。
4. 個(gè)人計(jì)劃：周計(jì)劃、月計(jì)劃、年計(jì)劃是按固定時(shí)間段來(lái)制定計(jì)劃，可以直接對(duì)其進(jìn)行修改、注釋、文書(shū)流轉(zhuǎn)、報(bào)批或?qū)徍耍豁?xiàng)目計(jì)劃是按照項(xiàng)目進(jìn)程制定計(jì)劃，再時(shí)間方面可以由自己對(duì)其進(jìn)行修改，此功能可以直接與Office 之Microsoft Project軟件進(jìn)行捆綁。
5. 個(gè)人任務(wù)：個(gè)人任務(wù)是記錄常規(guī)性的工作；負(fù)責(zé)的項(xiàng)目任務(wù)是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄項(xiàng)目管理進(jìn)程（分析、計(jì)劃、實(shí)施、控制等）；負(fù)責(zé)的部門(mén)任務(wù)是部門(mén)負(fù)責(zé)人紀(jì)錄整個(gè)部門(mén)的工作任務(wù)、完成指標(biāo)額度等。
6. 日記與便簽：類(lèi)似“記事本功能”，方便、快捷的對(duì)突發(fā)事情的紀(jì)錄，但沒(méi)有提醒等功能，也不能進(jìn)行文書(shū)流轉(zhuǎn)。
7. 個(gè)人資料上傳：個(gè)人所撰寫(xiě)的文案或搜集的信息資料通過(guò)WEB的方式上傳到小組“信息板”中，供小組成員查閱；管理員可以從每個(gè)小組的“信息板”上的資料轉(zhuǎn)移到其他信息資料共享目錄下。
電子郵件：
通過(guò)WEB方式進(jìn)入自己的郵件系統(tǒng)。
1. 收件箱：同“個(gè)人辦公的收件箱”。
2. 發(fā)件箱：可以在此對(duì)文案進(jìn)行“文書(shū)流轉(zhuǎn)”，并設(shè)置管理方式，包括：等待批復(fù)、批復(fù)、傳閱等；設(shè)置發(fā)送方式，包括秘密（分為絕密、機(jī)密、秘密、普通四級(jí)）抄送、要求回執(zhí)、跟蹤、優(yōu)先級(jí)等。
3. 已發(fā)送郵件：自發(fā)件箱發(fā)送出去的郵件的備份，可以重新發(fā)送或者刪除。
4. 已刪除郵件：刪除的郵件存放處，可以徹底刪除（無(wú)法恢復(fù)）。
5. 草稿：撰寫(xiě)郵件，但沒(méi)有發(fā)送的。
公共服務(wù)：
整個(gè)公司的公共事務(wù)處理，權(quán)限劃分比較簡(jiǎn)單。
1. 交通管理：公司內(nèi)的交通管理，包括各種交通設(shè)備（如飛機(jī)、火車(chē)、汽車(chē)、出租、輪船、地鐵等）和各種形式（固定交通補(bǔ)貼、差旅交通補(bǔ)貼）。此欄目一般由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)。
2. 會(huì)議管理：公司內(nèi)的會(huì)議管理，包括各種內(nèi)部會(huì)議管理（小組會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議、表彰會(huì)議、批報(bào)會(huì)議、決策性會(huì)議等）和外部會(huì)議管理（所在的直接上級(jí)會(huì)議、區(qū)級(jí)會(huì)議、市級(jí)會(huì)議、省級(jí)會(huì)議、行業(yè)會(huì)議、展覽會(huì)、促銷(xiāo)會(huì)等），包括：會(huì)議參加人員（評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)）、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（行走路線）、會(huì)議聯(lián)系人和聯(lián)系方式、會(huì)議主題、會(huì)議記錄、會(huì)議總結(jié)等。此欄目一般由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)。
3. 日程安排：公司內(nèi)每固定時(shí)間段（天、周、月、年）的重大日程安排信息和日程主題、涉及人員等。此欄目一般由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)。
4. 活動(dòng)安排：公司內(nèi)部組織的各類(lèi)員工活動(dòng)和對(duì)外參加的活動(dòng)（如：聯(lián)誼會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)等）。此欄目一般由公司的工會(huì)負(fù)責(zé)。
5. 公務(wù)接待：公司對(duì)外的接待事務(wù)，包括：接待原因、接待時(shí)間、地點(diǎn)、我方人員、對(duì)方人員、停留時(shí)間、資料準(zhǔn)備等。此欄目一般由公司的公關(guān)部或市場(chǎng)部負(fù)責(zé)。
6. 事務(wù)接洽：公司對(duì)外的項(xiàng)目談判事務(wù)，包括：接洽事務(wù)的主題、必備資料、我方人員、告知（公司信息中的商業(yè)機(jī)密不準(zhǔn)泄漏、談判時(shí)的注意事項(xiàng)等）、餐飲預(yù)定等。此欄目一般由公司的公關(guān)部和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人雙方面協(xié)調(diào)。
7. 出差管理：公司的出差制度管理，包括：出差備忘、審批條件、預(yù)借款、出差費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、出差計(jì)劃和總結(jié)的撰寫(xiě)、每固定時(shí)間段（月、季、年）的公司差旅費(fèi)一覽表。此欄目一般由公司行政部負(fù)責(zé)。
8. 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)：一系列公司有關(guān)員工的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理，包括報(bào)銷(xiāo)制度（發(fā)布時(shí)間）、報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)、每固定報(bào)銷(xiāo)時(shí)間段（每天幾時(shí)至幾時(shí)）。此欄目一般由公司的財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。
9. 人事管理：公司的人事管理，包括員工檔案、員工加入審批流程、招聘計(jì)劃、面試規(guī)劃、既定崗位等。此欄目一般由公司的人事部（人力資源部）負(fù)責(zé)。
10. 值班管理：公司關(guān)于工作的所有加班加點(diǎn)方面的管理，包括：加班費(fèi)的制定和實(shí)施、加班人員的選取、加班時(shí)期的事務(wù)處理、加班時(shí)期的特殊管理方式等。
信息共享：
用戶(hù)（通過(guò)嚴(yán)格的權(quán)限劃分）可以對(duì)這些信息進(jìn)行察看、修改、發(fā)表評(píng)論、刪除等行為。
1. Web資源庫(kù)：通過(guò)系統(tǒng)管理員而提交的以WEB方式直接能夠察看的信息資源。
2. 信息資源庫(kù)：通過(guò)系統(tǒng)管理員而提交的以WEB方式不能直接察看的（如不兼容的財(cái)務(wù)軟件、人事管理軟件、安全性差的軟件系統(tǒng)等）信息資源。
3. 電子公告板（討論組、BBS）：用戶(hù)在察看信息后，可以到BBS中發(fā)表自己的觀點(diǎn)，當(dāng)然也可以直接到BBS中去發(fā)表。
4. 電子刊物（Mai ist，含信息簡(jiǎn)報(bào)）：由公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（一般是文化部或工會(huì)組織）審批，對(duì)內(nèi)部員工發(fā)行的電子刊物；由公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)外發(fā)行的電子刊物。
5. 單位通訊錄：按照不同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)（一般是部門(mén)、小組、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)三種方式）統(tǒng)計(jì)成員的通訊方式。
6. 航班（火車(chē)）時(shí)刻表：
7. 政策法規(guī)：國(guó)家重大政策和所屬行業(yè)的重大政策。
8. 大事記：公司的成長(zhǎng)經(jīng)歷和重大事故處理等。