一、做好收集、整理簽證工作
"有理"才能走四方，"有據"才能行得端，"按時"才能不失效。所以，必須在施工全過程中及時做好索賠資料的收集、整理、簽證工作。索賠直接牽涉到當事人雙方的切身經濟利益，靠花言巧語不行，靠胡攪蠻纏不行，靠不正當手段更不行。索賠成功的基礎在于充分的事實、確鑿的證據。而這些事實和證據只能來源于工程承包全過程的各個環節之中。關鍵在于用心收集、整理好，并輔之以相應的法律法規及合同條款，使之真正成為成功索賠的依據。
- 施工企業中標后，應及時、謹慎地與發包方簽訂《施工合同》。應盡可能的考慮周詳，措詞嚴謹，權利和義務明確，做到平等、互利。合同價款最好采用可調價格方式。并明確追加調整合同價款及索賠的政策、依據和方法，為竣工結算時調整工程造價和索賠提供合同依據和法律保障。在工程開工前應搜集有關資料，包括工程地點的交通條件?quot;三通一平"情況，供水、供電是否滿足施工需要？水、電價格是否超過預算價？地下水位的高度，土質狀況，是否有障礙物等。組織各專業技術人員仔細研究施工圖紙，互相交流，找出圖紙中疏漏、錯誤、不明、不詳、不符合實際、各專業之間相互沖突等等問題。
- 在圖紙會審中應認真做好施工圖會審紀要，因為施工圖會審紀要是施工合同的重要組成都分，也是索賠的重要依據。
- 施工中應及時進行預測性分析，發現可能發生索賠事項的分部分項工程，如：遇到災害性氣候、發現地下障礙物、軟基礎或文物；以及征地拆遷、施工條件等外部環境影響等。
- 業主要求變更施工項目的局部尺寸及數量或調整施工材料、更改施工工藝等。
- 停水、停電超過原合同規定時限；因建設單位或監理單位要求延緩施工或造成工程返工、窩工、增加工程量等等。以上這些事項均是提出索賠的充分理由，都不能輕易放過。
二、主動創造索賠機遇
在施工過程中，承包商應堅持監理及業主的書面指令為主，即使在特殊情況下必須執行其口頭命令，亦應在事后立即要求其用書面文件確認，或者致函監理及業主確認。同時做好施工日志、技術資料等施工記錄。每天應有專人記錄，并請現場監理工程人員簽字；當造成現場損失時，還應做好現場攝像、錄像，以達到資料的完整性；對停水、停電、甲供材料的進場時間、數量、質量等等，都應做好詳細記錄；對設計變更、技術核定、工程量增減等簽證手續要齊全，確保資料完整；業主或監理單位的臨時變更、口頭指令、會議研究、往來信函等應及時收集，整理成文字，必要時還可對施工過程進行攝影或錄像。又如甲方指定或認可的材料或采用新材料，實際價格高于預算價(或投標價)，按合同規定允許按實補差的，應及時辦理價格簽證手續。凡采用新材料、新工藝、新技術施工，沒有相應預算定額計價時，應收集有關造價信息或征詢有關造價部門意見，作好結算依據的準備。其次，在施工中需要更改設計或施工方案的也應及時做好修改、補充簽證。另外，如施工中發生工傷、機械事故時，也應及時記錄現場實際狀況，分清職責；對人員、設備的閑置、工期的延誤以及對工程的損害程度等，都應及時辦理簽證手續。此外要十分熟悉各種索賠事項的簽證時間要求，區分二十四小時、甲十八小時、七天、十四天、二十八天等時間概念的具體含義。特別是一些隱蔽工程、挖土工程、拆除工程，都必須及時辦理簽證手續。否則時過境遷就容易引起扯皮，增加索賠難度。做到不忘、不漏、不缺、不少，眼勤、手勤、口勤、腿勤。不能因為監理的口頭承諾而疏忽文字記錄，也不能因為大家都知道就放松簽證。這些都是工程索賠的原始憑證，應分類保管，以創造索賠的機遇。
三、正確處理好同業主與監理的關系
索賠必須取得監理的認可，索賠的成功與否，監理起著關鍵性作用。索賠直接關系到業主的切身利益，承包商索賠的成敗在很大程度上取決于業主的態度。因此，要正確處理好業主、監理關系，在實際工作中樹立良好的信譽。古人云：人無信不立，事無信不成，業無信不興。誠信是整個社會發展成長的基石。因此，按?quot;誠信為本、操守為重"的理念，健全企業內部管理體系和質量保證體系，誠信服務，確保工程質量，樹立品牌意識，加大管理力度，在業主與監理的心目中贏得良好的信譽。比如，施工現場次序井然，場容整潔；項目經理做到有令即行，有令即止。總之，要搞好相互關系，保持友好合作的氣氛，互相信任。對業主或監理的過失，承包商應表示理解和同情，用真誠換取對方的信任和理解。創造索賠的平和氣氛，避免感情上的障礙。
四、注意談判技巧
談判技巧是索賠談判成功的重要因素，要使談判取得成功，必須做到：
- 首先應事先做好談判準備。
知已知被，百戰不殆。認真做好談判準備乃是促成談判成功的首要因素，在同業主和監理開展索賠談判時，應事先研究和統一談判口徑和策略。談判人員應在統一的原則下，根據實際情況采取應變的靈活策略，以爭取主動。談判中一要注意維護組長的權威；二要丟芝麻抓西瓜，不斤斤計較；三要控制主動權，并留有余地。談判的最終決策者應是承包方的領導人，可實行幕后指揮，以防僵局和陷于被動。 - 注意談判藝術和技巧。
實踐證明，在談判中采取強硬態度或軟弱立場都是不可取的，難以獲得滿意的效果。因此，采取剛柔結合的立場容易奏效，既掌握原則性，又有靈活性，才能應付談判的復雜局面；在談判中要隨時研究和掌握對方的心理，了解對方的意圖；不要使用尖刻的話語刺激對方，傷害對方的自尊心，要以理服人，求得對方的理解：善于利用機遇，因勢利導，用長遠合作的利益來啟發和打動對方；準備有進有退的策略。在談判中該爭的要爭，該讓的要讓，使雙方有得有失，尋求折衷辦法；在談判中要有堅持到底的精神，經受得住挫折的思想準備，決不能首先退出談判，發脾氣：對分歧意見，應相互考慮對方的觀點共同尋求妥協的解決辦法等。
總之，索賠工作關系著施工企業的經濟利益。所有施工管理人員都應重視索賠，知道索賠，善于索賠。必須做?quot;理由充分，證據確鑿，按時簽證，講究談判技巧"，并把索賠工作貫穿于施工的全過程。同時，加強施工管理，提高管理水平，降低成本，為企業創造更大的利潤空間。